ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1/2023

Data publikacji:  10.05.2023

1. Nazwa i adres Zamawiającego

Fundacja Moc Pomocy

Ul. Litewska 2/68

51-354 Wrocław

Adres strony internetowej: fundacjamocpomocy.pl

2. Opis przedmiotu zapytania

Przedmiotem zapytania jest usługa marketingowa w postaci przygotowania szczegółowego mediaplanu, zakup mediów, przygotowania strategii komunikacji, wykonania spotu i materiałów wideo do kampanii społecznej,która jest dofinansowana ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

3. Opis kampanii:

1) Tytuł kampanii: „Niepełnosprawni- Sprawni. Każdy Ma Moc by pomagać!”

2) Typ kampanii: Kampania społeczna prowadzona w mediach: telewizja, radio, media społecznościowe, internet, outdoor.

Projekt zakłada produkcję spotów reklamowych emitowanych w telewizji, spotów audio emitowanych w radio, przygotowanie kampanii outdorowej a także treści wizualnych i video do emisji w mediach społecznościowych czy portali internetowych.

3) Cele kampanii: Budowa pozytywnego wizerunku osób i sportowców (w tym dzieci) z niepełnosprawnościami zarówno wśród samych niepełnosprawnych, jak i w całym społeczeństwie (w tym wśród rówieśników).

Zmiana świadomości społecznej dotyczącej osób z niepełnosprawnościami przeciwdziałająca dyskryminacji tej grupy. Promocja aktywności fizycznej wśród osób z niepełnosprawnościami oraz osób pełnosprawnych.

Dotarcie z kampanią do minimum 14 milionów użytkowników i zmiana postaw społecznych wobec osób z niepełnosprawnościami.

4. Założenia kampanii:

1) Kampania powinna być zaplanowana w przedziale czasowym wrzesień– grudzień 2023, gdzie kampania w radio i telewizji emitowana będzie minimum 14 dni.

2) Zaproponowany mediaplan musi zawierać: kampanię spotową w ogólnopolskiej telewizji, kampanię spotową w dwóch ogólnopolskich stacjach radiowych, kampanię w Internecie i outdorze.

3) Przeprowadzenie badania CAWI po zakończonej kampanii

4) Przygotowanie spotu telewizyjnego (30 sek.) i radiowego (15 sek.) oraz dwóch spotów video (70-90 sek) na potrzeby działań w social media

5) Raport z działań kampanii

5. Budżet kampanii: 469.300 zł

Realizacja spotów i materiałów video, KV, zakup mediów, działania promocyjne: 513.854,00 zł brutto Szczegółowy podział budżetu będzie przekazany w indywidualnych rozmowach.

6. Kryteria wyboru agencji realizacji kampanii

1) Doświadczenie agencji w prowadzeniu kampanii promujących wydarzenia sportowe organizowanych w Polsce (ilość przeprowadzonych kampanii) 0–4 pkt (0 pkt. – 0 kampanii, 1 pkt.– 1 kampania, 2 pkt – 2 kampanie, 3 pkt – 3-4 kampanie, 4 pkt – minimum 5 kampanii)

2) Efektywność zasięgowa przedstawionego mediaplanu – 0-3 pkt (3 pkt – najwyższa efektywność zasięgowa wśród nadesłanych ofert)

3) Realizacja wszystkich założeń do kampanii zawartych w punkcie 4 – 0–3 pkt (3 punkty za spełnienie wszystkich założeń)

4) Kreatywne wykorzystanie Social Mediów w kampanii – 0-2 pkt (2 pkt – najlepsza propozycja wg Zamawiającego, 1 pkt – druga najlepsza propozycja wg Zamawiającego)

7. Zapytanie dotyczy kodu CPV

79340000 – 9 Usługi reklamowe i marketingowe

79341000 – 6 Usługi reklamowe

79341400 – 0 Usługi prowadzenia kampanii reklamowych

79342000 – 3 Usługi marketingowe

8. Waluta w jakiej będą prowadzone rozliczenia związane z realizacją zamówienia PLN

9. Opis sposobu przygotowania oferty

Wymagania podstawowe:

1) Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania oferty

2) Podpisy złożone przez wykonawcę powinny być opatrzone pieczęcią imienną i podpisem lub pieczęcią firmową i czytelnym podpisem

3) Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę

4) Minimalny termin płatności od daty wystawienia faktury – 14 dni

Zawartość oferty:

Kompletna oferta musi zawierać:

1) Szczegółowy mediaplan zawierający: rodzaj mediów, opisane formaty, liczby emisji każdego formatu, datę emisji każdego formatu, prognozowany zasięg każdego formatu, wycenę każdego formatu.

2) Strategię komunikacji kampanii oraz opis spotu reklamowego

3) Informacje potwierdzające spełnienie poszczególnych kryteriów oceny

4) Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych (zał. nr 1)

10. Osoba kontaktowa w sprawie niniejszego zamówienia

Kontakt mailowy: biuro@fundacjamocpomocy.pl

11. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty

Ofertę wraz z oświadczeniem prosimy przesłać elektronicznie na adres biuro@fundacjamocpomocy.pl do dnia 30.05.2023 do godz. 24.00.

Oferty niekompletne, przesłane po terminie lub pod inne niż wskazane adresy nie będą rozpatrywane przez Zamawiającego.

12. Kryteria wyboru ofert

Zamawiający porówna oferty i przyzna punkty w oparciu o kryteria wyboru oferenta zamieszczone w pkt 6 niniejszego zapytania.

Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

Zamawiający nie rozpatrzy ofert od podmiotów nie prowadzących działalności gospodarczej w zakresie usług reklamowych i marketingowych

13. Wybór ofert

Wybór ofert nastąpi w dniu 05.06.2023 i zakończony zostanie protokołem. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą ilość punktów oraz spełni pozostałe wymagania zamieszczone w zapytaniu ofertowym. Oceny i wyboru ofert dokona Komisja. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji. Następnie, wybranego kontrahenta Komisja zaprosi do podpisania umowy.

Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi drogą mailową oraz w formie ogłoszenia na stronie internetowej Zamawiającego niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi w dniu 05.06.2023.

14. Warunki udziału w postępowaniu oraz wymagane dokumenty

Wymagania formalne wobec Oferenta/Wykonawcy:

posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiada wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego;

posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;

nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
2. posiadaniu udziałów lub co najmniej 10% akcji;
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli zobowiązuje się w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zleceniem do dnia 31 grudnia 2027 r.

Powyższe zapisy reguluje również załącznik nr 1.

15. Uwagi i postanowienia końcowe

Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Zamawiający zastrzega sobie możliwość odwołania, unieważnienia lub zmiany zapytania ofertowego bez podania przyczyny Zamawiający zastrzega sobie możliwość niepodpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji. Wszelkie koszty związane ze złożeniem oferty ponosi oferent.